FansiB Merhaba,
Öncelikle ortak kullanım için seçtiğin veritabanı uygun değil. Access bir dosya tabanlı veritabanıdır. Bu yüzden dosya paylaşımını açıp kullanıcılara erişim vermen gerekecek bu da ister istemez ek yük getirecek. Onun haricinde verilerin güvenliği risktedir. Access verilerine direkt erişim -parola koruması olsa bile- sağlanabilir. Bu yüzden sana birkaç veritabanı tavsiye edeceğim;
- PostgreSQL (Ücretsiz, açık kaynak ve tüm projelerimde kullandığım veritabanı)
- MsSQL (SQL Server)
- MySQL
Bu veritabanları istediğin kullanım şekline uygundur. Bu ve bunun gibi birçok veritabanı var ama en popüler ve ücretsiz olanları bunlardır diyebilirim. PostgreSQL'i öğrenmeni ve kullanmanı tavsiye ederim ilerleyen süreçte SQL Server'ı sollayacağını hatta belki solladığını düşünüyorum.
Bunun dışında uygulamada değişiklik yapıp güncelleme sistemi yazmak istiyorsan ihtiyacın olan 1 adet FTP sunucusu. FTP sunucusu satın aldıktan sonra bir dosyaya en güncel sürümü yazıp yanına uygulamanın dosyalarını koyabilirsin. Daha sonra uygulamanın girişinde kullanıcılar bu dosyayı okuyup güncel sürüm değerini inceler. Eğer kendi cihazındaki sürüm daha eski ise sunucuda dosyaları indirir ve değişikliği yapar. Bu anlattığım en basit yöntem. Çok farklı metotlar uygulanabilir ama başlangıç için idealdir.